איך לבחור מערכת נוכחות לעובדים שמתאימה לצורכי הארגון?

יש לבדוק כיצד נאספים הדיווחים, מי מאשר חריגות ואיך המידע עובר לחשבות השכר. כדאי להביא בחשבון גם עובדים בשטח, מודלים היברידיים וצרכים שעשויים להשתנות עם התרחבות הפעילות. המפתח לבחירה נכונה הוא לבחון תרחישי עבודה אמיתיים ולא להסתפק ברשימת נתונים יבשה.

במסגרת האפיון כדאי להתייחס למספר מרכיבים:

מיפוי מוקדם מסייע להגדיר אילו יכולות נדרשות לתפעול השוטף ואילו יכולות מיועדות לצמיחה עתידית.

חשוב לבדוק גם את חוויית השימוש של העובדים והמנהלים. תהליך הדיווח צריך להיות ברור ונגיש, ולאפשר טיפול במצבים שכיחים כמו שכחת דיווח, בקשות היעדרות ותיקון שעות בכפוף לאישור הגורם המוסמך.

למשל, בארגון המעסיק עובדים במשמרות לצד עובדים חודשיים, ייתכנו כללים שונים הנוגעים לשעות נוספות, הפסקות והיעדרויות. יש לבחון כיצד הנתונים מחושבים, אילו חריגות מזוהות ומתי נדרש אישור מנהל.

הבדיקה צריכה לכלול גם מקרים שאינם שגרתיים, כמו משמרת המסתיימת ביום שלמחרת או שינוי בדיווח לאחר סגירת החודש.

אפליקציית TRM מאפשרת דיווחי כניסה ויציאה, צפייה בנתוני נוכחות, הגשת בקשות היעדרות ואישור דוחות חודשיים. בנוסף, פורטל Malam Web Clock מאפשר השלמת נתונים חסרים, דיווח שעות לפי פרויקט וצפייה בדוחות ניהוליים.

האפשרויות הללו רלוונטיות במיוחד לארגונים שבהם תהליך דיווח הנוכחות כולל עובדים ומנהלים הנמצאים במיקומים שונים.

לכן, יש לבדוק כיצד מתבצעת העברת המידע, האם ניתן לאתר דיווחים חסרים לפני סגירת החודש וכיצד מטופלים תיקונים מאושרים.

חיבור מסודר בין תהליכי הנוכחות והשכר מאפשר לצוותי משאבי האנוש וחשבות השכר לעבוד על בסיס מידע עקבי, תוך הפחתת הצורך בהזנה ידנית חוזרת.

לכן, בעת בחירת מערכת לניהול עובדים הכוללת יכולות נוכחות, כדאי לבדוק שלושה תחומים מרכזיים:

כדאי להגדיר מראש אילו דוחות נדרשים לכל מחלקה, כדי להימנע מאיסוף מידע שאינו תורם לקבלת החלטות.

פתרונות הנוכחות של החברה כוללים אפשרויות לשיבוץ משמרות, לניהול שעות לפי פרויקטים ולניתוח נתונים לפי מחלקות ויחידות ארגוניות. מערכות השכר NeoPay ו-Payroll ניתנות לשילוב עם פתרונות הנוכחות, באופן המאפשר עדכון נתוני עובדים בתהליך משולב.

לצורך בחינת ההתאמה כדאי להגדיר כמה תרחישי בדיקה, לדוגמה עובד ששכח לדווח יציאה, עובד שעבר בין פרויקטים במהלך היום או בקשת חופשה שממתינה לאישור. בכל תרחיש יש לבחון את רצף הפעולות, הגורמים המאשרים והמידע שמתקבל בסיום התהליך.

פתרונות הנוכחות של מלם שכר פלוס מאפשרים לארגונים לנהל את כלל שלבי התהליך, מדיווח השעות ועד הכנת נתוני השכר, במסגרת סביבת עבודה משולבת אחת.