במסגרת הקמת האולם עבדו כהן ועקליאן מול הנדסאי אדריכלות, על מנת שידאג לתכנון ועיצוב האולם וילווה את הליך מתן האישורים. במהלך אוגוסט 2014 הותקנו מרבית גופי התאורה באולם, אולם הצעת המחיר לגוף התאורה המרכזי נדחתה על ידי השניים. בשים לב לכך שמועד פתיחת האולם מתקרב, ובאין גוף תאורה מרכזי באולם, הציע זרוג לכהן ועקליאן כי הוא יתכנן גוף תאורה מרכזי על סמך סרטון וידאו שראה באתר YOUTUBE, על אף שלא הייתה לו כל הכשרה בתחום, וכהן ועקליאן הסכימו להצעתו.
לשם התקנת גוף התאורה בתקרת האולם גייס זרוג את ברנס, אותו הנחה באיזה אופן עליו לתלות את גופי התאורה, מבלי להיוועץ עם איש מקצוע. גוף התאורה הותקן כאשר הוא לוקה בכשלים רבים, ובעוד לכל אחד מעשרות גופי התאורה הקטנים שהותקנו בתקרת האולם על ידי חברת התאורה חובר כבל אבטחה, דווקא לגוף התאורה המרכזי לא דאגו זרוג או ברנס לחבר מנגנון אבטחה למניעת צניחת גוף התאורה במקרה של כשל.
באוגוסט 2014 נפתח האולם והחלו להתקיים בו אירועים באופן תדיר ובנוכחות אנשים רבים. זאת, בעוד שהנאשמים ידעו שגוף התאורה לא תוכנן ונבנה על ידי מי שהינו בעל הכשרה מתאימה לכך, ואף לא נבדק ולא אושר על ידי מהנדס מכונות מוסמך. על פי כתב האישום, הנאשמים אף לא דאגו לקיומם של אמצעי בטיחות לגוף התאורה.
בחודש נובמבר הוזמן המהנדס מדר לבדיקת כלל גופי התאורה באולם ואישר את גוף התאורה. מדר לא ביקש פרטים חיוניים על גוף התאורה, לא ביצע בדיקה מעמיקה ולא הבהיר לנאשמים שאינו מוסמך לתת אישור לגוף התאורה, אשר מאחר והיה מחובר למנוע הינו בבחינת מכונת הרמה שעל אישורה אמון רק מהנדס מכונות. לאחר שקצין הרישוי סירב לקבל את האישור בשל העובדה שהיה מדובר באישור לקוני בכתב יד, הוכן מטעמו של מדר, מבלי שביקר בשנית באולם, אישור מודפס.
חודשיים לאחר מכן התקיים באולם אירוע חתונה ובו כ-700 משתתפים. במהלך האירוע הופעל גוף התאורה כך שעלה וירד מעת לעת. בסביבות השעה 00:30 עמדו במרכז האולם, מתחת לגוף התאורה, אנשים רבים ובהם המנוחה. באותה העת, הפעיל איש התאורה את הכפתור שמניע את גוף התאורה. בסמוך לכך נשלף הכבל מהמהדק וגוף התאורה קרס, נפל על האורחים וגרם למותה של אביבה חיון באופן מידי וכן לפציעתם של אורחים נוספים.
תגובת סנגורו של מר אורן זרוג, הנאשם בכתב האישום בעניין האסון באולם "עדיה", עו"ד אלעד רט: "קיבלנו בצער רב את כתב אישום כנגד מר זרוג. גוף התאורה שקרס וגרם לאסון הנורא נבדק ואושר על-ידי מהנדס מקצועי שביקר באולם. מר זרוג הסתמך על אישור זה וכך רשאי היה לעשות, על כל המשתמע מכך. החלטת הפרקליטות להגיש כתב אישום בגין רשלנות כנגד אזרח שפעל בהתאם לחוות דעתו המקצועית של בעל מקצוע מומחה בתחום ההנדסה, הינה, לטעמנו, חסרת תקדים ובלתי מתקבלת על הדעת, ואנו משוכנעים שהיא תידחה על-ידי בית המשפט. משמעות החלטת הפרקליטות הינה, הלכה למעשה, הטלת אחריות מוחלטת בכל מקרה של אסון, גם מקום בו ניתן אישור מצד גורם מקצועי, וזאת אין לקבל".
התרעות פיקוד העורף