העולם הפוסט מודרני עתיר הזדמנויות בלתי פוסקות. כל אדם יכול להקים עסק משלו ולהיות היזם של חייו, של השכנים שלו ואפילו של העולם הגדול. זה מתחיל מרעיון והופך להיות חברה בינלאומית שמוכיחה את כוח היזמות הישראלי. בעידן בו מקוריות, חדשנות, יזמות, גמישות ותעוזה הן לא מילים גסות, הגשמת החלומות שלכם היא רק עניין של זמן.
הכל התחיל ביום בהיר אחד
ידעתם ש-80% מהעסקים נסגרים בשנה הראשונה לחייהם? הפחד הזה ואינספור חששות אחרים משאירים את החלומות במגירות. אבל בעוד שיש אנשים שחולמים, אחרים מבינים שיש פשוט צעדים חשובים שיש לעקוב אחריהם.
גם החברות הבינלאומיות הגדולות ביותר בעולם התחילו מצעד אחד קטן. יש כל כך הרבה אנשים שמעבירים את מרבית חייהם בהסתתרות מאחורי הפחדים הגדולים ביותר שלהם. אם אתם רוצים להגשים את החלומות שלכם, כדאי שתתחילו לעשות. עסקים גדולים וקטנים כאחד מתחילים כולם באותו מקום: בהתחלה.
כדי להקל על תכנון העבודה, חילקנו את הצ'ק ליסט ליזם המתחיל לשלושה רבדים משמעותיים ברמת הזמן:
*לפני שפותחים עסק
*בתהליך פתיחת העסק
*לאחר פתיחת העסק
שלב ראשון: הכל מתחיל בתכנון
דווייט אייזדאואר צוטט פעם באומרו: "מנסיוני בשדה הקרב למדתי, שלתוכניות אין ערך, אך לתכנון אין תחליף". שלב התכנונים הוא השלב המשמעותי ביותר משום שהוא מתווה את האופן שבו העסק שלכם ייראה בעתיד. שלב זה הוא שלב חיוני שכן הוא מתווה את האופן שבו העסק שלכם ייראה. הוא זה שמניח את התשתיות הראשונות לעסק העתידי שלכם.
בכתיבת התכנית העסקית, חשוב להיעזר בידע חיצוני. לא כל מי שמתמצא בתחום מסוים יודע גם איך לנהל עסק באותו תחום. מה צריך להיות כלול בתכנית העסקית?
אפיקי מימון
האם בכוונתכם לשכור משרד פרטי? כמה עובדים יהיו בחברה? מה יהיה המודל השיווקי שלה? מהיכן תשלמו את המשכורות לעובדים? כל אלו צריכים לבוא לידי ביטוי בעת כתיבת התכנית העסקית. בשלב זה כדאי לכלול את האפשרות של ניהול עסק ב-Outsourcing, המהווה את אחת הזרועות היעילות והחסכוניות ביותר לעסקים בשנותיהם הראשונות. ניהול עסק ב-Outsourcing חוסך לכם הוצאות על משרד, משכורות גבוהות, ציוד וחומרה ובעצם – מאפשר לכם להתמקד בהקמת העסק עצמו.
שלבי פעולה
חשוב לזכור כי מודל עסקי אינו בנוי כפלטה גדולה של פעולות חסרות משמעות. יש לו סדר היררכי וכרונולוגי, המתאר את התפתחות העסק שלכם בשלבים. באופן זה, אם אתם זקוקים לשירותי ייעוץ עסקי, כדאי לפנות אל אנשי מקצוע המכירים את התחום שלכם ויסייעו לכם לבנות תכנית עסקית חסכונית שתסלול לכם את הדרך לאישור להקמת העסק.
קחו בחשבון את מה שלא נלקח בחשבון
אחת התכונות הגאוניות שיש בתכנית העסקית היא יכולתה למנוע הפסדים משמעותיים במקרה של בלת"מים. איך זה קורה? תכנון תקציב ייעודי לבלת"מים יאפשר לכם להתמודד בצורה חכמה הרבה יותר עם הפתעות בלתי צפויות.
פיתוח עתידי
תכנית עסקית חכמה מתייחסת לא רק לשלבים הראשוניים והשניוניים של מחזור חיי העסק, אלא גם למה שקורה אחרי שהעסק נכנס לרוטינה. האם הוא שוקע? האם מנהליו עמלים על פיתוחו? מה הן אופציות הפיתוח? בדקו טכנולוגיות מתאימות בתחום ושירותי מחשוב חסכוניים שיאפשרו לכם לקחת את העסק קדימה.
מה כוללת התכנית העסקית?
- תקציר מנהלים
- סקירה של השוק
- סקירת המוצר/ השירות העתידי
- מיפוי המתחרים והתחרות בשוק
- מודל השיווק המרכזי של התכנית
- התחזית הפיננסית הראשונית
- נקודות חדירה לשוק
- אופן המיתוג
- פיתוח עתידי
שלב שני : הבירוקרטיה
זה רק נראה מפחיד. שלב הבירוקרטיה הוא שלב חיוני ביותר משום שהוא זה שמסדיר את ההתנהלות החוקית של העסק.
בחירת מסגרת עסקית
לפני שאתם עושים צעד כלשהו, חשוב לדעת מה היא המסגרת העסקית המתאימה ביותר לעסק שלכם. האם אתם עובדים לבד וצופים רווח של פחות מ-100 אלף שקלים בשנה? תוכלו לשקול פתיחת עוסק פטור. אם אתם צופים רווחים של מעל 100 אלף שקל בשנה, רצוי לפתוח תיק עוסק מורשה ולשכור את שירותיו של רואה חשבון שינחה אתכם. שירותי רואה חשבון לא חייבים להיות In house ואתם יכולים ליהנות משירותי אאוטסורסינג ולחסוך הוצאות מיותרות. אפשרות נוספת היא של פתיחת "חברה בע"מ" אשר גם לה השלכות ייחודיות. חשוב להיעזר בשירותי ייעוץ עסקי על מנת להבין מה הם השירותים המתאימים לכם ביותר.
רישומים מול הרשויות
למרות צעדים רבים שנעשו במסגרות הבירוקרטיה הישראליות השונות, הן עדיין נתפסות בעיני רבים כמאיימות. יחד עם זאת, פתיחת תיק במע"מ חיוני לצורך דיווח לביטוח לאומי ומס הכנסה. מע"מ הוא המשרד הראשון בו תצטרכו לבקר. אבל לא כל סניף מע"מ משרת כל אזור ולכן כדאי לדעת לאיזה נפה משתייך האזור בו אתם מתעתדים לפתוח עסק.
הגיעו מוכנים עם המסמכים הרלוונטיים:
- צילום תעודת זהות + ספח מעודכן וכתובת בית העסק
- אישור קיום חשבון בנק
- המחאה מבוטלת
אם אתם פותחים עסק למספר שותפים, כולם צריכים להגיע למע"מ עם המסמכים הרלוונטיים.
רואה חשבון
כדי ליהנות משקט כלכלי ותפעולי, חשוב לפנות כבר מהשנה הראשונה לרואה חשבון מתאים. רואי חשבון מעניקים שירותים באאוטסורסינג, מה שמאפשר לכם כבעלי עסקים קטנים, ליהנות מחופש כלכלי וחסכון פיננסי משמעותי בשנים הכי חשובות של העסק.
כך למשל אפשר להיעזר בשירותי הנפקת חשבוניות באופן עצמאי, תוכנות דיגיטליות לניהול המשרד ועוד.
שלב שלישי: הלוגיסטיקה – חושבים רחוק
מנהלים גדולים רואים את ההמשך עוד לפני ההתחלה המעשית. התנהלות עסקית נכונה שתבטיח הצלחה כלכלית לטווח הארוך. איך עושים את זה?
התנהלות עסקית נבונה לא קורית מעצמה, היא צריכה טיפוח והשקעה. ישנם כמה עקרונות שחיוני ליישם על מנת להבטיח הצלחה מרבית גם בטווח הארוך:
גם את רומא לא בנו ביום אחד – Lean start up
Lean start up הוא מתודולוגיה עסקית המיועדת בעיקר לעסקים בתחילת דרכם ומבוססת על צמצום המשאבים העסקיים למינימום האפשרי במטרה להעניק ביטחונות כלכליים. הבסיס לתפיסה זו גורס כי כאשר החברה מתמקדת בסיפוק צרכי לקוחותיה ולא בייסוד הנכסים של החברה, היא מאפשרת לעצמה להתפתח תוך חסכון במשאבים.
כוח אדם איכותי
על מנת ליצור נבחרת מנצחת, חשוב לבחור מראש את הצוות המנצח שלכם. אנשי הצוות של החברה צריכים להיות כאלה שאתם יכולים לסמוך עליהם בעיניים עצומות שיבצעו את העבודה בצורה הטובה ביותר. במקרים רבים, עדיף להשתמש בשירותי מומחים באאוטסורסינג ושירותי ניהול משרד במיקור חוץ, שירותים המבטיחים שתקבלו את כל מה שאתם צריכים, בדיוק בזמן.
פנינו להדס ליטאי, מנהלת קשרי לקוחות בחברת המימד השלישי, בין החברות המובילות בארץ במתן שירותי משרד ומזכירות וירטואליים על מנת לבדוק כיצד אלו תורמים להצלחת העסק.
לפי הדס, שירותי משרד במיקור חוץ טומנים בתוכם יתרונות רבים, בניהם ניתן למצוא:
- שירותי מזכירה וירטואלית, אשר דואגת למענה טלפוני ושימור לקוחות, ארגון דברים בשותף, התנהלות מול הספקים, הוצאת הזמנות עבודה ועוד.
- שירותי גבייה שותפת מול הלקוחות, כך שתבטיחו לעצמכם תזרים מזומנים שוטף ללא עיכובים וללא מרדפים אחר הצ'קים.
- ניהול יומן ומשימות שיבטיחו לכם שקט נפשי, שכל הפגישות והמשימות מסונכרנות ומתוזמנות ומותאמות לסדר היום שלכם.
- הפקת ושילחת חשבוניות, מעקב אחר סטטוס תשלום ותיוק מסודר, כך שלעכולם לא תאבדו מסמך חשוב.
כל אלו ועוד, יחסכו ממכם זמני מציאת והכשרת עובדים, תשלום משכורת, ביטוחים וכל המסביב ויבטיחו לכם זמינות תמידית ועבודה שוטפת מוצלחת.
יצירת קשרי לקוחות בריאים
הלקוחות של העסק הם הלחם והחמאה שלו, אומרת הדס, לקוחות אלו מפרנסים את בית העסק ומאפשרים את המשך קיומו. מסיבה זו, ביסוס קשרי לקוחות באופן יציב הינו תהליך חיוני ליצירה של ביטחון כלכלי כבר בתחילת הדרך.
ליווי עסקי מקצועי
הטעות הגדולה ביותר של יזמים חדשים ומנהלי עסקים היא שאם הם היו בקיאים בתחום ספציפי, אז הם גם ידעו לנהל עסק באותו תחום. זוהי הטעות שמובילה מנהלים רבים ליפול כבר בשנה הראשונה להקמת העסק. ללא הנחייה מתאימה, מנהלי עסקים רבים מגלים שהרבה יותר קשה לפקח על אינספור פעולות בעסק בו זמנית, וזה נראה אחרת לגמרי מנקודת מבט של מנהל.
בדיוק מסיבה זו, שירותי ניהול משרד באאוטסורסינג יכולים ללוות מנהלים בתחילת דרכם, יזמים ומקימי עסקים הזקוקים לליווי מקצועי והנחייה של יועצים עסקיים בעלי ניסיון רב בתחום. כל עסק קטן או בינוני החל את דרכו בנקודה מסוימת, ובאמצעות שירותי ייעוץ וליווי עסקי אתם יכולים לשפר את נקודת הפתיחה שלכם לאין ערוך.
כמה טיפים אחרונים לפני שרצים לפתוח את העסק יהפכו את החיים שלכם להרבה יותר קלים:
- פתיחת חשבון בנק – לפני שפותחים עסק
- למרות שכולנו מחזיקים בחשבון בנק אישי, לעסק צריך להיות חשבון בנק נפרד ולכן חשוב להגיע למע"מ כשכבר יש לכם חשבון בנק.
- כרטיסי ביקור וחשבוניות
- גם אם לא בימים הראשונים, כדאי להתחיל לברר על שירותי הנפקת חשבוניות (ירוקה או מודפסת), כרטיסי ביקור, אתר אינטרנט ועוד.
- טלפון עסקי מותאם
- כדי להבטיח שלקוחות יגיעו אליכם, רצוי ליצור תשתית תקשורתית מתאימה הכוללת טלפוניה ומערכת קבלת שיחות אוטומטית.
לסיכום
החלום שלכם נמצא במרחק כמה צעדים פשוטים ובעידן הפוסט מודרני, ההגשמה שלו פשוטה יותר מתמיד. כדי להגשים את חלום חייכם ולבנות עסק מצליח, צריך להתחיל מההתחלה וללכת צעד אחר צעד. מעקב אחר הצעדים הנכונים יאפשר ביטחון כלכלי ומינימום טעויות ביצירת העתיד שלכם כמו שחלמתם עליו.