מנהלים רבים משקיעים המון אנרגיה וזמן בבחירת מיקומם החדש של המשרדים, אך שוכחים לנהל את המעבר עצמו. ניהול נכון של המעבר, ממש כמו בכל פרויקט עסקי אחר, יכול לחסוך לכם הרבה זמן, כסף ואי נעימויות, במיוחד כשבוחרים חברת הובלות באופן מושכל וענייני.

חברת הובלות מקצועית ויעילה היא נגזרת של מספר קריטריונים מרכזיים: 

· מהימנות ועמידה בזמנים: חברת הובלות שמקפידה לעמוד בזמנים תחסוך לכם עוגמת נפש והפסדים בגלל ביטול פגישות ועיכוב פרויקטים.

· ביטוח לציוד העדין: חברת הובלות טובה ואמינה מספקת ביטוח מלא שמכסה את הציוד המשרדי העדין, לרבות מחשבים ומערכות תקשורת ואלקטרוניקה. 
ביטוח לציוד המשרדי העדין, למחשבים ולמערכות תקשורת ואלקטרוניקה. צילום: שאטרסטוקביטוח לציוד המשרדי העדין, למחשבים ולמערכות תקשורת ואלקטרוניקה. צילום: שאטרסטוק

· שמירה על דיסקרטיות ופריטים רגישים: חברת הובלות שמתמחה בהעברת משרדים מקפידה לשמור על ניירת ופריטים שכוללים מידע רגיש במהלך המעבר, ובכך מגנה על פרטיותם של לקוחות המשרד.  
· תכנון מקדים: חברת הובלות מקצועית תדאג לקבל מכם מידע מלא אודות השירותים הנדרשים והפריטים שנכללים בהובלה, תתכנן באופן מפורט את לוח הזמנים ביום המעבר ואף תשלח נציג מטעמה לבקר במשרד שלכם לפני הביצוע. 

· ציוד מקצועי מתקדם: הציוד הנחוץ להעברת משרד טובה לא מסתכם רק במשאיות, כשחברה מקצועית מחזיקה גם מנופים להעברות מיוחדות וציוד לפירוק והרכבת פריטי ריהוט שונים. 
מנופים להעברות מיוחדות וציוד מתקדם. צילום: שאטרסטוקמנופים להעברות מיוחדות וציוד מתקדם. צילום: שאטרסטוק

· המלצות: על מנת שתדעו לבחור בחברת הובלות שעונה על הקריטריונים הללו, חשוב שתקבלו המלצות אמינות של לקוחות שכבר העבירו את המשרד שלהם. 


מעבר מוצלח מתחיל באריזה נכונה

מצאתם מיקום מעולה, במחיר נוח, עם חלוקת חדרים מצוינת ואתם רוצים להעביר בשעה טובה את המשרד שלכם – חשוב שתדעו שהובלת משרד מתחילה עוד לפני ההובלה בפועל.

על מנת לוודא שכל תכולת המשרדים שלכם תעבור למיקום החדש בשלמותה ובמצב טוב, כשזה כולל לא רק רהיטים, אלא גם ניירת, תיקים וכמובן ציוד ממוחשב ועדין – חשוב לארוז בזהירות ובתבונה. 

אין ספק שהדרך הבטוחה ביותר היא לפנות לחברה מקצועית שמספקת, מלבד ההובלה עצמה, גם שירותי אריזה. 

ואם בכל זאת מעדיפים לארוז לבד? – אנחנו שואלים. במקרה כזה חשוב להצטייד בהתאם, ולהכין מראש מלאי מספק של ארגזים בגדלים שונים וטושים בלתי מחיקים לסימון יעיל של כל ארגז.

עוד יש להצטייד בדבק מסקינטייפ איכותי לטובת איטום הארגזים ובנייר מגן לאריזה של פריטים שבירים ועדינים. 

הכינו מראש ארגזים בגדלים שונים וטושים בלתי מחיקים לסימון. צילום: שאטרסטוקהכינו מראש ארגזים בגדלים שונים וטושים בלתי מחיקים לסימון. צילום: שאטרסטוק

לתכנן נכון תוך שמירה על מסגרת התקציב

כדי לקבל טיפים לגבי תכנון נכון, פנינו למר אבי סיוה, מנכ"ל חברת הובלות הקיבוצניקים, אחת מחברות ההובלה הוותיקות בישראל, הפועלת משנת 1971 והעבירה אלפי משרדים במהלך פעילותה לאורך השנים.

הובלת משרד כרוך מטבע הדברים בהוצאות, בדומה לפרויקטים אחרים, גם מעבר משרד יכול להתנהל באופן מאורגן תוך שמירה על מסגרת התקציב בעזרת תכנון מקדים וקפדני.

אבל לא רק את מסגרת התקציב יש לארגן: חברת הובלות מקצועית מציעה שירות און ליין של כל תהליך האריזה באתר הבית של החברה, שמקל על תכנון וארגון נכונים לקראת המעבר.

ככלל, שירותי אריזה מקצועיים מאפשרים להשלים את השלבים המקדימים למעבר באופן מאורגן ובטוח, מפנים את צוות העובדים למשימות השוטפות, וכך חוסכים הפסדים הכרוכים בביטול פגישות ובדחיית פרויקטים.  
מחשבון עלויות ושירותי אריזה מקצועיים בדיווח און-ליין לתכנון יעיל וחסכוני של המעבר. צ. ר. צילום" שאטרסטוקמחשבון עלויות ושירותי אריזה מקצועיים בדיווח און-ליין לתכנון יעיל וחסכוני של המעבר. צ. ר. צילום" שאטרסטוק

אם הכל כבר עטוף וארוז בקפידה – סימן שצלחתם את השלב המקדים והמאתגר להעברת המשרד, וכעת נותר לכם להתכונן ליום המעבר עצמו.

הנה מספר טיפים שיכולים לסייע לכם להתכונן היטב ליום המעבר, מבלי לשכוח שום דבר חשוב בדרך: 

· סמנו את הארגזים שארזתם! כך יהיה לכם קל יותר לדעת לאן לנתב כל ארגז ואיפה למצוא כל דבר.

· טפלו במלאי המזון ויתר המוצרים המתכלים: חשוב להנחות את העובדים שלכם בכל הנוגע לריקון המקרר, ומומלץ להימנע מלרכוש סבונים ומוצרי ניקיון מתכלים בשלב זה – תוכלו לקנות חדשים מיד לאחר המעבר למשרד החדש. 

· פנו לשירות דואר עוקב: דואר ישראל מפעיל שירות ייעודי למעבר דירה או משרד, שיאפשר לכל פריטי הדואר להמשיך ולהגיע אליכם גם לאחר שתעברו, וכדאי שתטפלו בכך מראש. 

· קראו את המונים: אל תשכחו לקרוא את מוני המים, הגז והחשמל במשרד שאתם עוזבים ובמיקום החדש, על מנת להימנע מעיכובים בתשלום או מחיוב עבור חשבונות שכבר לא שייכים אליכם. 

טיפים נוספים, שאלות נפוצות ועוד ניתן למצוא בעמוד הובלת משרד באתר הקיבוצניקים.

לסיכום, באמצעות תכנון נכון ובחירה בחברת הובלות מקצועית ואמינה – אין ספק שתוכלו גם אתם ליהנות מהמעבר למשרד החדש תוך צמצום הפסדים כספיים וביטול ימי עבודה למינימום, אז... שיהיה בשעה טובה.