מלבד ראשי המשלחות, נמצאים בכנס גם המפקח הראשי על האירוויזיון, יון אולה סאנד, בכירי תאגיד השידור "כאן", ראשי הפקת האירוויזיון בישראל ובניהם המפיקה הראשית זיוית דוידוביץ' ובמאי התחרות יובל כהן וכמובן ראש עיריית תל-אביב - יפו, הלא היא העיר המארחת, רון חולדאי.
במהלך שלושת ימי הכנס צפויים ראשי המשלחות לעבור סדרת הרצאות של נציגי ההפקה לגבי ההיערכות לאירוויזיון, לסייר ב"אקספו תל - אביב"' בו תערך התחרות, לסעוד בארוחות ערב חגיגיות בהשתתפות רון חולדאי ראש עיריית תל-אביב-יפו וליהנות מאווירת העיר ללא הפסקה.
התרעות פיקוד העורף