כהן הצביע על שורה של צווארי בקבוק שמכבידים על הארגונים. "דוח של Ivanti מצא ש-34% מהעומס על מחלקות IT נובע ממשימות בסיסיות כמו איפוס סיסמאות או פתיחת הרשאות - תהליכים שניתן לעשות להם אוטומציה מלאה. דוח אחר של ProcessMaker מ-2024 הראה שעובדים מבלים כ-10% מזמנם בהזנת נתונים ידנית, ומבצעים בממוצע יותר מאלף פעולות 'העתק-הדבק' בשבוע. זו עדות ישירה למערכות שלא מדברות זו עם זו".
ואיך זה מתיישב עם העובדה שרוב הארגונים כבר עברו "טרנספורמציה דיגיטלית"? כהן חידד: "זו בדיוק הבעיה. הדיגיטציה הפכה במקרים רבים ל'מסווה דיגיטלי'. סקר של Eagle Hill Consulting מצא ש-91% מהעובדים משתמשים בטכנולוגיה, אך רק 42% מרגישים שהיא באמת הקלה עליהם. למה? כי עדיין דורשים מהם להדפיס טופס, לחתום עליו, ולסרוק אותו חזרה למערכת. זו לא התייעלות - זו בירוקרטיה במסווה". בנוסף, הוא ציין גם דוח של Gartner מ-2023, שמצא ש-47% מהעובדים פשוט מתקשים למצוא את המידע הדרוש להם, אף שהוא קיים איפשהו במערכות המפוזרות.
גם תחום משאבי האנוש, שאמור לעסוק באנשים ולא בטפסים, סובל מהעומס. "תהליכי קליטת עובדים, החתמות, החזרי הוצאות או אישורי חופשה - הכול עדיין מתנהל ידנית במיילים ובאקסלים", אמר כהן. "מחלקות HR בארגונים בינוניים וגדולים מוצפות בתהליכים ידניים שגוזלים זמן יקר".
אבל לצד הבעיה - קיימים גם פתרונות. "הפתרון איננו עוד תוכנה", הדגיש כהן, "אלא שינוי תפיסתי: מעבר מניהול משימות לניהול תהליכים עסקיים חכמים (BPM). אנחנו מיישמים פתרונות No-Code שמאפשרים לארגון לייעל את עצמו במהירות. Workflow אוטומטי מחבר בין המערכות ומבטיח שהנתונים יזרמו לבד. במקום חמש שכבות אישור על בקשת חופשה - טופס דיגיטלי עם מסלול אישורים ברור וחתימות דיגיטליות".
ומה הצעד הראשון? "להקשיב לעובדים, בדיוק כמו שאמזון עושה", מסכם כהן. "למפות את התהליכים שמבזבזים זמן וסבלנות, לתכנן נכון ולחבר בין האנשים, הכלים וההחלטות. רק כך הארגון יוכל לחזור להתמקד במהות - ולא בתחזוקת התהליכים שסביבה".
התרעות פיקוד העורף