בדקו האם לאולם יש רשיון עסק בתוקף, בקשו לעיין בו ושימו לב לתאריך תוקפו של רישיון העסק. ייתכן שלאולם יש רישיון, אך הוא יפוג טרם מועד החתונה. היזהרו מהבטחות שווא כמו "עד החתונה כבר יהיה רישיון תקף" או "נותר רק אישור אחד להשגת רישיון". קיימות רשויות מקומיות המפרסמות באתר שלהן רשימה של עסקים בעלי רישיון, כדאי לבדוק ואף לנסות לפנות אל הרשות לקבלת מידע.
אם בחרתם להתחתן במקום אף שלאולם אין רישיון עסק, התקשרו לוועדת התכנון והבנייה המקומית ובררו האם הוצאו צוי סגירה או הריסה נגד האולם. הסכנות בהתקשרות עם אולם ללא רישיון הן ירידת כספכם לטימיון עקב צו סגירה או הריסה למקום, וכן סכנות בטיחותיות כמו היעדר יציאות חירום וציוד לכיבוי אש, ומזון שלא יעמוד בדרישות תברואתיות. בנוסף, בדקו האם יש לאולם האירועים ביטוח (כולל ביטוח צד ג') ואף בקשו לעיין בפוליסה. כמו כן, בדקו אם המקום מונגש לאנשים מבוגרים או לאנשים עם מוגבלויות.
ודאו שהחוזה מפורט ומגן על האינטרסים שלכם, נהלו מו"מ על החוזה ודרשו להתאימו לדרישותיכם. בעת עיון בחוזה יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לנושאים הבאים:
• מהם תנאי הביטול או הדחייה? האם יש לכך התייחסות בחוזה? בנוסף, יש לשים לב למועדי הביטול, באילו טווחי זמן לפני החתונה ניתן לבטל את ההתקשרות ומה שיעור דמי הביטול בכל מועד. האם במקרה שבו לא ניתן לקיים את החתונה במועד המקורי בשל נסיבות חריגות (תאונה, מחלה, מוות, מגיפה, נפילת טילים או מלחמה), ניתן לדחות את החתונה למועד אחר בלא עלות נוספת, וכי ביטול האירוע בנסיבות כאלו אינו כרוך בדמי ביטול גבוהים. ודאו גם כי קיימת התייחסות בחוזה למקרה של הפרה או ביטול מוחלט של האירוע מצד האולם, וכי מובטח לכם שכספכם יוחזר.
• מה כלול במחיר ומה לא? בדקו כי כל מה שסיכמתם בעל פה נרשם בחוזה וכלול במחיר, כגון משקאות, חופה, עיצוב, טיפ למלצרים, תאורה, הגברה ואפילו סוכריות גומי שמחולקות בבר... כמו כן, שימו לב כי המחיר כולל מע"מ. הצגת מחיר ללא מע"מ היא בניגוד להוראות חוק הגנת הצרכן, המחייבות הצגת המחיר הכולל.
• ודאו שהחוזה מפורט בהתאם לאירוע הספציפי שלכם. מה התפריט כולל בדיוק, למשל מנות צמחוניות/טבעוניות, אפשרות לאירוע טעימות לפני החתונה, סידור ועיצוב המנות, בישול במקום או אוכל שמגיע מוכן לאירוע (ומאיפה?), מספר המלצרים והברמנים שיעמדו לרשותכם, עיצוב השולחנות, שעות תחילת וסיום האירוע, וגם קבלת העתק של תעודת הכשרות שלהם. הכשרות אינה נבחנת רק על פי האוכל, אלא גם על פי המקום עצמו. כשרות המקום והקייטרינג הכרחיים אם אתם מתחתנים ברבנות. לכן בדקו לפני שאתם חותמים, האם המקום והאוכל כשרים.
• כמה מקדמה מבקשים מכם לשלם? בררו על דרכי התשלום האפשריות ונסו להימנע מתשלום מראש. בקשו לשלם מקדמה עם חתימת ההסכם או ביצוע ההזמנה, ואת יתרת הסכום רק לאחר האירוע. בעיקר היזהרו מתשלום מקדמות גבוהות מדי ובדקו כל מקרה שבו העסק מנסה לפתות אתכם בתשלום מקדמה גבוהה כנגד הנחה.
• האם המקום מציע שירותים נלווים? בדקו מבעוד מועד מה השירותים הנלווים שמספק מקום האירוע ומה העלויות. ברוב המקרים ניתן להתמקח על המחיר. בדקו גם מה כולל הסטנדרט והרמה הבסיסית ובמה כרוכה הרחבה שלהם.
בעלי האולם ממליצים על נותני שירות מסוימים? חשוב להיות מודעים לכך שייתכן שיש לבעלים אינטרס, ובכל מקרה לבחור את נותני השירותים בצורה מושכלת. בדרך כלל נותני השירות הקבועים של מקום האירוע יציעו מחיר אטרקטיבי, אך עדיין אל תוותרו על "סקר שוק". במקרה שאתם מזמינים בעלי מקצוע שונים ובכלל זה צלמים, קייטרינג או תקליטן, ודאו כי אין תשלום עקיף נוסף מטעם בעל האולם, ואם קיים כזה בחנו שוב את כדאיות ההתקשרות.
• בדקו את הפרטים הקטנים, כך שלא תצאו מופתעים. האם המקום ערוך למזג אוויר מפתיע (לדוגמה גשם בעונות המעבר או שרב כבד) האם מתוכננים להתקיים עוד אירועים במקביל במקום (כדאי לשאול זאת מראש, שלא תופתעו), האם קיים במקום גנרטור לחירום? האם יש כספת רצינית ושמירה עליה? (שלא יגנבו לכם את הצ'קים...).
האם יש חניה מסודרת ובחינם במקום? בדקו עם מקום האירוע את הסדרי החניה הקיימים - היעדר חניה מסודרת ומספיקה הוא נושא שמטריד צרכנים רבים. אורחים המגיעים לאירוע שלכם מצפים לקבל חניה מסודרת ונגישה ללא תשלום נוסף, כולל סידורי אבטחה ראויים.
לסבתא יהיה יותר מדי רעש? בדיקת עוצמת הסאונד היא חשובה, והתקנת מד רעש מהווה תנאי לקבלת רישיון לעסק. אומנם מוזיקה חזקה יכולה לשדרג את החגיגה, אך העסק עשוי לקבל קנס ויש לזכור שקיימת האפשרות שמחמת עוצמת הרעש יגיעו תלונות או פקחים שיכולים לסגור לכם את האירוע.
איך מתנהל המקום מבחינת ניקיון? כדאי לוודא כי מקפידים על כללי בטיחות במטבח. בנוסף, חשוב לוודא ולעגן בחוזה כי יתקיימו שירותי ניקיון במהלך האירוע עצמו, שבתי השימוש אינם רחוקים, ושמזיקים וחרקים לא יטרידו את האורחים. בגני אירועים בעלי צמחייה רבה, חרקים ויתושים עלולים להרוס את כל החגיגה, ויש לוודא שמופעלת במקום הגנה והדברה לכל אורך השנה.
• בדקתם את זכאותכם להנחות ברבנות? קיימת הנחה של 40% בתשלום אגרת רישום הנישואים, בין היתר, אם אחד מבני הזוג הוא חייל בשירות חובה, משרת בשירות לאומי, סטודנט עד גיל 30, תלמיד ישיבה עד גיל 30, עולה חדש או בעל תעודת נכה.
לא חייבים להתעקש דווקא על עונת החתונות - אם מועד האירוע אינו עקרוני עבורכם, כדאי לשים לב כי בעונת החורף התעריפים זולים באופן משמעותי, וימי ראשון ושני בשבוע זולים משמעותית לעומת ימי חמישי.
לסיכום, תכנון יסודי של החתונה ימנע מכם עוגמת נפש ופערים בין ציפיותכם למתרחש בפועל. לכן, קראו היטב את החוזה ולמקרה שמשהו ישתבש - הקפידו על דמי ביטול שיהיו סבירים עבורכם, כדי שלא תצטרכו לשלם המון כסף אם האירוע חלילה יבוטל.
חושבים שמנהל האולם התנהל בצורה לא הוגנת? שירותים שהובטחו לא סופקו בפועל? ניתן להגיש תלונה או לקבל ייעוץ משפטי ללא עלות במוקד התלונות של אמון הציבור.
והעיקר - שיהיה במזל!
בת־חן משינסקי אבן היא עו"ד במחלקת הבקרה ופניות הציבור באמון הציבור, ארגון ללא מטרות רווח הפועל למען קידום הגינות בין בעלי עסקים לציבור הצרכנים