ייאוש, כאב ראש ובזבוז זמן מטורף. זה יום טיפוסי של מנהלות, מנהלים ועובדים בארגונים. שאלנו את עדי איצקין, מומחית ללמידה ויעוץ ארגוני-עסקי לחברות ועסקים, איך הופכים את הימים ליותר שפויים? וזה מה שהיא מספרת לנו:
מהצד, אני רואה כל הזמן ארגונים מבזבזים זמן יקר על דיונים חסרי תועלת. הדיונים שנמשכים כמו מסטיק, בסופה של הפגישה, אף אחד לא יודע מה סוכם ומה צריך לעשות, ולרוב, היה אפשר לסגור את הדיון בחמש דקות ולהתקדם לעבודה החשובה באמת.
בסיום הפגישה, אני שואלת את המנכ"ל או בעלי העסק, מה המטרה שלו? מהו מנסה להשיג בפגישות האלו ובהתנהלות בשוטף? התשובה, כמעט תמיד, להחליט ביחד ולהתעדכן כדי שכולנו נהיה מסונכרנים. בפועל, כששואלים את העובדים והמנהלים, הם מדווחים כי הפגישות הן אינסופיות ולרוב הם רק מחכים שהן תגמרנה כדי שיוכלו להתפנות לעבודה האמיתית.
אז איך עושים את זה אחרת? דרך חברת פארמה ישראלית, ניתן ללמוד כיצד לייצר חשיבה ולמידת עמיתים משמעותית, ומבלי שתצטרכו אקמול בדרך.
ארגון בעולם הפארמה שבו, ביום יום, המנהלים גם ככה קורסים תחת עומס. המנהלים יושבים בפגישות משותפות וכל אחד רוצה להתפטר מרוב ייאוש. המציגים משעממים, הוויכוחים לא רלבנטיים, אף אחד לא מצליח לעקוב ומרוב השעמום, הצפת המידע לא אפקטיבית. כל אחד מהנוכחים, מרגיש ש"שתו לו את הזמן".
במקום לשבת ולעבוד על התוכניות אסטרטגיות למחלקה והמשימות השוטפות, הם נאלצים לשמוע את הקולגות במשך ימים שלמים מציגים מצגות משמימות. זוהי מציאות יום יומית בחברת פארמה גדולה בישראל והאמת, כמעט בכל חברה ועסק בינוני.
במקום פגישות שמטרתן להציג פועלה של מחלקה יחידה כל פעם בפני ההנהלה, ניתן לייצר תהליך למידה משמעותי ואפקטיבי שמאפשר לכל מנהל ללמוד מהקולגות שלו, בזמן שלו, וגם על הדרך להבין בדיוק במה ההנהלה הבכירה מעוניינת ומתמקדת.
להציג מצגות להנהלה בפגישות פרונטליות או בזום, זה דבר מתיש ומיותר. יש שיטענו גם כי בטכנולוגיה הזמינה היום, זה אפילו חוטא למטרות הארגון ופוגע באפקטיביות.
במהלך שבועיים אלו, כל מנהל נדרש לעבור על כלל המצגות (דרך Padlet, Monday ,TEAMS ,TRELLO או בכל כלי שיתופי אחר), לציין: רעיונות לשיפור, רעיונות לשימור חוסרים ופערים במידע המצופה ונקודות שמצא מעניינות. ניתן גם להציב בקריטריונים ברורים ואחידים לתגובה ואפשר לחלופין להשתמש בכובעי החשיבה של דה בונו ולהקצות מגיב דרך כל כובע. בקצרה, יש המון דרכים לייצר את החשיבה המשותפת הא-סנכרונית.
בצורה זו הפגישות הפרונטליות הופכות להיות פגישות של דיון משמעותי שבו " עוברים חדר חדר" ובוחנים: מה החוסרים שנדרש להשלים עד להתאמה מלאה. , ניתן גם לחלק את הנוכחים בישיבה לקבוצות חשיבה כשכל קבוצה מתייחסת למצגת/מחלקה אחרת ובכך תתגבר מעורבות המנהלים ותרומתם למימוש המהלך.
ניתן כמובן, לבצע את תהליך זה בכל מיני נושאים ואפשר גם להפחית ולהגדיל את מעורבות העובדים על פי התרבות הארגונית. למשל, רק ההנהלה מגיבה, אולם זה מעביר מסר שהיררכיה היא החשובה, ונדרש לשקול אם זה מסר שרוצים להעביר לעובדים והמנהלים בארגון.
הדבר הכי טוב בהפיכת החשיבה המשותפת לא-סינכרונית, הוא שלא נדרשים משאבים מיוחדים או תקציבי ענק, ובדרך כלל זה מסתכם במיקוד פנימי במשמעות הארגונית ובשימוש יצירתי בתשתיות התקשורת הפנים ארגוניות הקיימות. בחינה של התהליכים בארגון, הפנמת חוזקות הליבה שלו ושינוי קטן בתהליך הלמידה והחשיבה בו.
תנסו את זה בארגון. העובדים ואתם תודו לעצמכם על חסכון בזמן ועל השיתוף האפקטיבי.
התרעות פיקוד העורף