חתימה דיגיטלית על מסמך במהירות ובדיסקרטיות

בפעילותם השוטפת של עסקים, חברות וארגונים מכל התחומים יש צורך בחתימה על מסמכים, לרוב ברמה היומית. דברים אלו נכונים כמובן לארגונים גדולים אך גם לעסקים בינוניים וקטנים, ואף לעצמאים, בעלי מקצועות חופשיים ופרילאנסרים. מדובר בהתעסקות עם ניירת פיזית הגוזלת זמן רב, כרוכה בטרדה ולא פעם גם מתעכבת עקב בעיות טכניות ואחרות. לעומת זאת, קיימת אפשרות פשוטה, קלה ונגישה בימינו לעבודה עם מסמכים דיגיטליים שעליהם ניתן לחתום באופן מקוון, בלי הדפסה ובלי נייר.

ולמה זה טוב? ניתן להשתמש במערכת הזאת למשל בשביל לחתום במהירות על מסמכים שקיבלתם מלקוח, ממעסיק, משותף, מספק וכן הלאה. נניח שקיבלתם את המסמך למייל או כקובץ לנייד, אז במקום לעשות את כל הפרוצדורה של הדפסה, מילוי וחתימה, סריקה ושליחה שוב – רק מעלים את הקובץ למערכת חתימה דיגיטלית. עכשיו חותמים והטופס נשלח אוטומטית חזרה לשולח וגם למייל שלכם כעותק, או לתיקייה שפתחתם מראש עבור אותו שולח, ובזה נגמר הסיפור.

חשוב לציין כי השימוש במסמכים אלו גם מגביר את רמת הדיסקרטיות והאבטחה. בניגוד למסמכים אחרים שחותמים עליהם ושולחים במייל, כאן מדובר בחתימה דיגיטלית מאובטחת. כלומר, המערכת מוסיפה אוטומטית לטופס הדיגיטלי צופן מתמטי קשה עד בלתי אפשרי לפיצוח גם בכלים מתקדמים, התורם להגברת הוודאות של זהות החותם ולכך שהמסמך לא שונה לאחר החתימה. בנוסף לכך, מכיוון שאת המסמכים האלו לא צריך לתייק בארוניות למיניהן באופן ידני, נחסכים מצבים לא נעימים של אובדן מסמכים או הגעתם לעיניים לא רצויות.

יודגש כי גם התהליך ההפוך עובד: אם יש לכם מסמכים שאתם רוצים לשלוח לגורמים שונים למילוי וחתימה, תוכלו להפוך אותם לדיגיטליים בשניות ספורות, ולשלוח למייל או בקישור SMS לנייד של הנמען. כעת הוא חותם בקלות ובמהירות בלי ניירת, הדפסות וכו' והמסמך חוזר ישירות אליכם. כך גם נחסכים עיכובים מיותרים מצידו של הנמען שאינו תלוי במדפסת ומשרד כדי לחתום על המסמך.

או אם ניקח למשל משרד רואי חשבון, נראה שהטיפול בענייני הלקוחות המצריכים חתימות הינם סופר מהירים. מכיוון שאין כל תלות בציוד משרדי, רואה החשבון יכול לחתום על כל מסמך שמעבירים לו באופן מיידי, אפילו אם הוא יושב לרגע בבית קפה או נמצא בחופשה בחו"ל. באותו האופן, גם הלקוחות שלו מקבלים מסמכים ודוחות וחותמים עליהם מייד, ובנוסף לכך אפשר לעשות זאת עם סבב חתימות מנוהל. זאת אומרת שרואה החשבון יכול לבחור מספר נמענים שאליהם המסמכים והדוחות יישלחו על מנת שימלאו את הפרטים ויחתמו על המסמך אונליין. ואם יש צורך בחתימתו של האחד לפני האחר, פשוט בוחרים באופציה של סבב חתימות טורי והמערכת מיישמת אותו באופן אוטומטי, כך שרק אחרי שהראשון חותם מקבל את הטופס השני וכן הלאה.

מעבר לכך, מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים מתאימה לשורה ארוכה של ארגונים, החל בתאגידים גדולים ועד לעסקים קטנים ועצמאיים. בין היתר יכולים להשתמש בה משרדים המספקים שירותי הנהלת חשבונות וחשבות שכר במיקור חוץ, בחנויות ועסקים קמעונאיים וסיטונאיים, יבואנים ויצואנים, מעצבים גרפיים, מחלקות כוח אדם בחברות, מנהלי רכש והזמנות וכיוצא בזאת.