"אחת הנורות המרכזיות היא הצטברות של חריגים שהארגון כבר הפסיק לראות בהם חריגים. זה יכול להיות אישור שניתן 'רק הפעם', פעולה שעוקפת את המסלול הרגיל בגלל דחיפות, ספק שמקבל שוב ושוב פטור מבדיקה או הרשאה זמנית שהפכה לקבועה".
לדבריה, כאשר אותה חריגה חוזרת שוב ושוב, היא הופכת למעשה לתהליך חלופי. בשלב הזה ההנהלה צריכה לבדוק מדוע שיטת העבודה בפועל שונה מזו שנקבעה בנהלים.
סימנים נוספים עשויים להיות ריכוז של ידע וסמכויות אצל אדם אחד, עלייה חדה בתשלומים לספק מסוים, שינוי תכוף בפרטי חשבון, ריבוי אישורים ידניים או עסקאות שנמצאות בעקביות מעט מתחת לרף שמחייב אישור נוסף. "השאלה היא לא רק האם הפעולה מותרת, אלא האם היא מתיישבת עם מה שאנחנו רגילים לראות", אומרת אלון-ביין. "כשמסתכלים על כל עסקה בנפרד, קל להחמיץ את השינוי בתמונה הכוללת".
לכן, לצד הדוחות העסקיים, אלון-ביין מציעה להציג להנהלה גם תמונת חריגים: אילו ספקים גדלו משמעותית, היכן נעשה שימוש חריג באישורים ידניים ואילו עובדים מחזיקים בהרשאות שאינן תואמות עוד את תפקידם.
גם התגובה לחריגה היא חלק מרכזי מהבקרה. "אם אותה תופעה חוזרת ואף אחד לא משנה את התהליך, הבעיה כבר אינה רק החריגה. גם כמעט-אירועים הם הזדמנות להבין היכן המערכת כמעט נכשלה".
לדבריה, מבחן שימושי להנהלה ולדירקטוריון הוא פשוט: אם ישאלו אילו חריגות משמעותיות התרחשו ברבעון האחרון, האם הארגון יודע לומר מה נבדק, מה נמצא ומה השתנה בעקבות הבדיקה? "האתגר של הנהלה הוא לזהות כשהשגרה עצמה מתחילה להשתנות", מסכמת אלון-ביין. "כאן תוכנית אכיפה אפקטיבית יכולה לעשות את ההבדל: היא אמורה לחבר בין חריגות שמופיעות במקומות שונים בארגון, להביא את המידע לאדם הנכון ולאפשר בדיקה ותגובה בזמן. ככל שהארגון עושה זאת מוקדם יותר, כך גדלה היכולת שלו לתקן לפני שנוצר נזק משמעותי".
התרעות פיקוד העורף