הפרצה התגלתה לאחר שעיתונאי איתר את האפשרות לגשת למידע ופנה לעירייה ולרשות להגנת הפרטיות. בעקבות הדיווח פתחה הרשות בהליך בירור מנהלי מול העירייה ומול הספק החיצוני, והמערכת הושבתה והגישה למידע נחסמה.
בתום הבדיקה קבעה הרשות כי עיריית בית שמש הפרה את תקנות הגנת הפרטיות. בין היתר נמצא כי העירייה לא ציינה במסמך ההגדרות של מאגר הרווחה את הספק החיצוני כ"מחזיק" במאגר, אף שהוא עיבד מידע אישי עבור העירייה וקיבל גישה מתמשכת למערכות המאגר.
בעירייה טענו כי הספק אינו נחשב ל"מחזיק" במאגר וכי ההפרות נבעו מ"פער מנהלי בתום לב" לאחר כניסת תיקון 13 לחוק לתוקף. הרשות דחתה את הטענות וקבעה כי בנסיבות המקרה הספק אכן עונה להגדרה זו, בין היתר משום שניתנה לו גישה למערכות המאגר במשך קרוב לשנתיים.
ברשות קבעו עוד כי היה על העירייה להיערך ולעמוד בדרישות החוק והתקנות בזמן, וכי לא ניתן להסתפק בנוהל כללי או בהסדרת ההוראות בהסכמים חיצוניים בלבד.
התרעות פיקוד העורף