תקופת הקורונה אילצה חלק גדול מהחברות במשק הישראלי ובכל העולם לעבור למודלים של העסקה גמישה, עבודה לפי תפוקות ועבודה מרחוק. למרות תקופת הסתגלות קצרה, נדמה כי מהר מאוד התברר שלתהליך הזה יש גם יתרונות חשובים, שנסקרו כאן בהרחבה בשבועות האחרונים, הן עבור המעסיקים והן עבור העובדים: גמישות, אפקטיביות, הפחתת זמן נסיעה יקר והוצאות נסיעה, יכולת לשלב בין צורכי העבודה לצורכי הבית, הרחבת טווח גיאוגרפי למעסיקים ולמועסקים, חיסכון במשאבים למעסיק כמו משרדים, חניות וחשמל והמשך עבודה רציפה בימים של אילוצים (סגר, אירוע ביטחוני וכו').
לצד היתרונות, התמודדו המעסיקים והעובדים עם אתגרים חדשים. מצד העובדים: ניהול זמן, עבודה ולמידה עצמאיות, התאמת הסביבה הביתית לעבודה, הימנעות מהסחות דעת במרחב הביתי ועוד. מצד המעסיקים אפשר למנות קושי בפיקוח על העבודה מרחוק, השקעה נדרשת בטכנולוגיה, צורך בהקניית מיומנויות ושליטה בכלים לעובדים מרחוק. הכשרות המנהלים לצוותים מפוזרים ועריכת שינויים והתאמות באסטרטגיית הארגון, כולל היבטים של רווחה, הדרכה ושיווק.
היתרונות והאתגרים האלו יסייעו למשק כולו בפרמטרים הבאים: הפחתת נסועה בשעות העומס, צמצום פליטת מזהמים, ירידה בתאונות דרכים, הפחתת בלאי תשתיות, פיתוח פוטנציאלי של פריפריה, הגדלת הגיוון התעסוקתי ושיפור ייצוג אוכלוסיות שונות בשוק העבודה. שוויון הזדמנויות עבור אוכלוסיות עם מוגבלויות.
לצורך הסתגלות מהירה לצורת העבודה החדשה, טוב יעשה ארגון אם יסייע לעובדים והמנהלים הפוטנציאליים במתן הכשרות והסמכות, בפיתוח ובשדרוג מיומנויות ניהול עצמי וניהול מרחוק, תוך שימוש בכלים ובפונקציות של הדרכה וחניכה.
בחירת משימות: יש לבחור משימות לעבודה לפי תפוקות הניתנות להערכה כמותית ואיכותית, לצורך יכולת בקרה על העובד. לדוגמה כדאי לבחור במשימה של הכנת דוחות המופצים בתפוצה רחבה, כך שאפשר לבקר את איכות העבודה ופחות משימות שגרתיות שאותן קשה יהיה להעריך וכן את הזמן הנדרש לביצוען כגון מענה למיילים או לטלפונים. נוסף על כך יש לוודא שהעובד מסוגל להשלים את המשימה באופן עצמאי ושכל האמצעים הנדרשים זמינים עבורו.
הגדרת מדדים ויעדים: כמעט כל מחקר בנושא מראה כי הגדרת יעדים כמותיים וברורים למשימות משפרת את ביצועי העובדים והארגון ואף מעלה את שביעות רצון העובדים בארגון. על ההנהלה להגדיר מדדים ויעדים, הן לתפוקות הנדרשות והן לאיכות העבודה הנדרשת. באמצעות הגדרת יעדים לפרקי זמן ארוכים יותר, אפשר להפחית את השפעת ההסחות השונות בבית על העמידה הכללית ביעדים.
קביעת נהלים: במסגרת נהלים אלו ראוי שיופיעו, לדוגמה, הגדרת מידת הזמינות הנדרשת מהעובד לטלפונים או להודעות, קביעת אופן הדיווח על התקדמות משימות ועל שעות הביצוע, הגדרת אופן הפעולה במקרים שבהם יש עיכוב בביצוע עבודה, מועד ואופן הדיווח על עיכובים וקבלת אישור מנהל להארכת זמנים.
שגרת העבודה: הימצאות כל העובדים באותו משרד ובאותן שעות עבודה מאפשרת כמובן קיום דיונים ופגישות עבודה וכן פגישות לא רשמיות, התעדכנות במצב החברה, הפריה הדדית, גיבוש וחברות. מומלץ להגדיר ימי עבודה קבועים בשבוע או בחודש שבהם כל העובדים נמצאים במשרד לצורך פגישות וגיבוש חברתי.
שינוי אסטרטגיה ארגונית: הכשרה לעבודה מרחוק, אימוץ טכנולוגיות מתאימות, מחשוב תהליכים ומעבר לדיגיטל. כן יידרשו שינויים בצורת הניהול והקניית מיומנויות ניהול חדשות לצוות ההנהלה, הכוללות מיומנויות ניהול צוותים מפוזרים והערכת ביצועים ותפקוד העובדים מרחוק.
הניסיון בהטמעת עבודה מהבית בארגונים מראה כי אפשר להביא לשיפור במדדי הביצוע של העובדים, לחיסכון בעלויות המעסיק ולשיפור איכות החיים של כלל המשק. אולי זה עוד משהו טוב שהביאה לנו התקופה הקשה הזאת. הכותב הוא ראש תחום הנדסת איכות ויועץ בכיר בתחומי מדידה ובקרה בחברת A.L.D.