שלושה דברים שחובה לדעת על ניהול זמן יעיל במקום העבודה

להלן שלושה דברים שכדאי ליישם במסגרת ניהול זמן נכון:

סדרי עדיפויות וקדימויות: העומס בעבודה עשוי להיות גבוה, וכולל ריבוי משימות לביצוע. מומלץ לערוך רשימה מסודרת של המשימות, ולתעדף אותן מבחינת סדרי עדיפויות, מה חשוב ודחוף יותר ומה פחות.

כלי מעולה שיכול לסייע בתהליך הינו בניית תכנית עבודה שנגזרת מהתכנית האסטרטגית, שמסייעת לתעדף את המשימות ומציגה גם את התוצאה הסופית, המקום אליו אנחנו שואפים להגיע. כמובן שבמסגרת תכנית העבודה יש לשמור על מקום מסוים של גמישות, שכן הסביבה העסקית משתנה ללא הרף, ולא בכדי המיומנות של אג'יליות והסתגלות לשינויים הוכרה כמיומנויות חשובה בעולם העבודה.

האצלת סמכויות: עומס וריבוי משימות על אדם אחד, עשוי להוביל לחוסר יעילות ולעתים לקבלת תוצרים באיכות נמוכה יותר. כמו כן, ישנם מנהלים ריכוזיים, שבשל העובדה שהם לא מאצילים סמכויות, קצב העבודה שלהם איטי יותר. האצלה נכונה של סמכויות יכולה להוביל ליעילות, ביצוע משימות איכותי ומהיר יותר, לפנות זמן לפיתוח עסקי וגם להעצים את העובדים שמקבלים יותר סמכויות.

"גנבי זמן"- במסדרונות הארגון ובפינת הקפה יש לא מעט כאלה. כמובן שהתקשורת הבינאישית חשובה, הן מבחינת יצירת האינטראקציות והן מבחינת הגיבוש. היועץ הארגוני שמלמד במיזם ללימוד פרקטיקה מבכירים במשק מספר ש"קל לא לקדם את גאון הדור, אלא לקדם מישהו שמחבבים", ואינטראקציה בין עובדים נוצרת במסגרת תקשורת בינאישית ומיומנויות רכות, אך יש לקחת גם שיחות אלו בפרופורציה ולהיות יעילים. ייעול זמן לא נכון באספקט זה עשוי לבוא לידי ביטוי גם בניהול לא טוב של ישיבות צוות, שאינן ממוקדות, גולשות מהנושא, מתאפיינות בפיזור ואינה מובילות לתוצאות, לצד מדידה ובקרה.

זאת, לצד הידיעה שהעובדים יעשו ככל שביכולתם כדי להצליח, עובדים מתאימים וראויים יפנו זמן לבעל העסק, שינותב לפעילויות שיובילו להרחבת העסק, ובאמצעות סדרת פעולות ואיזון בין הבית למשפחה, אף להגדיל את ההכנסות של העסק. בעלי עסקים שלא מאצילים סמכויות לעובדים, נשארים עם היקף עבודה גדול, "ללא זמן נוסף בשעון", ובשל ריבוי המשימות, לא מצליחים להתקדם".

מאז ועד היום, בין אנשי הכלכלה בישראל נמצאו אנשים עם כושר עבודה גבוה. לדוגמא: פנחס ספיר המנוח, שבשנות השישים והשבעים היה שר המסחר והתעשייה, ואחר כך שר האוצר. הוא גר בבית צנוע בכפר סבא, ומדי בוקר, בשעה מוקדמת, היה יוצא לעבודה במשרדו בירושלים. הנוהג שלו היה כזה: איש עסקים שביקש להיפגש עם השר הכל-יכול היה מגיע ב-06:00 או ב-05:30 בבוקר לכפר סבא, ונוסע עם השר עד צומת באזור תל אביב. ספיר ישב מאחור עם איש העסקים ודן בעסקה מסוימת. בצומת האיש היה יורד ועלה איש עסקים שני, שחיכה במקום לשעה הייעודה. שוב ניהלו שיחה עסקית. בצומת שער הגיא ירד שני ועלה שלישי, עד למשרד השר במרכז ירושלים.

מכיוון שספיר היה גם בעל כושר החלטה מהיר וחד, הוא היה מגיע בכל בוקר כזה למשרדו ב-07:30-07:00, אחרי שלש שיחות עסקיות שבהן סיכם שלושה פרויקטים! ספיר קיבל החלטות במהירות. נכון, לעתים הוא טעה. אבל במקרים כאלה היה משיב למבקרים שאצל מי שלא מקבל החלטות, אין טעויות. מי יתננו כיום אדם עם כושר עבודה והחלטה כזה!

לסיכום, אימוץ אסטרטגיות נכונות לניהול וניצול זמן נכון, עשוי להפוך את העבודה ליעילה יותר.