לעומת תעשיות אחרות שדורשות הסתגלות ביורוקרטית ומערכתית למצבים חדשים ומפתיעים, מצבה של תעשיית ההייטק טוב יחסית, למעט בעיות שנרשמו פה ושם, בעיקר בחברות הזנק שעדיין אינן מבוססות דיין. אבל ההסתגלות המהירה לשינויים ויכולת הארגון מחדש, שמאפיינות את הענף בשגרה, מוכיחות את עצמן גם בעיצומו של משבר בינלאומי שמשבית את מערך הטיסות, הפגישות והכנסים שעליהם נשען לפנים הענף.

עוד בתחילת חודש מרץ, כשמגיפת הקורונה החלה להתפשט, דווח כי 65% מחברות ההייטק ברחבי העולם ממשיכות לגייס עובדים. וכיום, יותר מארבעה חודשים לתוך המשבר, נדמה שחברות רבות, בייחוד בארה"ב, מבינות כי השינוי של התרבות הארגונית ושל נוהלי העבודה - החל בגיוס של עובדים חדשים וכלה באופן הפעלתם של העובדים הקיימים - ילווה אותן עוד זמן רב.

"השינויים הדרסטיים באופן שבו עובדים ומנהלים צריכים להתנהל יוצרים צורך גם  בשינוי מהותי ועמוק בתרבות הארגונית כולה, הכולל בניית שיטות ניהול דיגיטליות המותאמות לעבודה היברידית שמשלבת בית ומשרד, עם כל המשתנים של זה", אומרת אבישג אלבז־הרוש, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת הטכנולוגיה מטריקס, המעסיקה יותר מ־10,000 עובדים.

"חלו שינויים במדידת פרודוקטיביות העבודה, בהתאם למגבלות החדשות ועל פי דרישות עסקיות, וכמובן גם שינויים ברורים באופן התקשורת הארגונית. כל אלו מעצבים תרבות ארגונית חדשה".

במה היה כרוך השינוי?
"אנחנו מדריכים את המנהלים - לרוחב כל שלוחות הפעילות של החברה - בתפיסת הניהול החדשה, ובאמצעותם המידע עובר לעובדים. התקופה אומנם חייבה שמירת מרחק פיזי, אבל גם צמצמה את אילוצי הגיאוגרפיה והזמינות, והיא בעצם מאפשרת תקשורת פתוחה ומהירה במפגשים אישיים ובמפגשי שולחנות עגולים וירטואליים. אין ספק שהמצב ממשיך להציב אתגרים חדשים שיש לענות עליהם, ואנחנו נמצאים כל העת בתהליך של הסתגלות, התפתחות ולמידה ארגונית".

האם גיוס עובדים אונליין פוגע ביכולתכם לבחור באנשים המתאימים?
"יש מציאות חדשה שאנחנו מסגלים את מערכי הגיוס שלנו אליה, וככל שנעשים יותר ויותר ראיונות בערוצים הדיגיטליים, כך משתפרת היכולת שלנו להעריך את המועמדים גם בלי לפגוש אותם פנים אל פנים".

איך קולטים עובד חדש בעידן הזה?
"חשוב לנו מאוד לספק חוויית גיוס נעימה - לקלוט היטב את העובד בחברה  וללוות אותו בהיבט המקצועי והאישי. המציאות הקיימת גם מכתיבה לנו נוהלים חדשים לקליטת עובדים, ואנחנו נדרשים להתאים את אופן העבודה שלנו לעידן הנוכחי כדי להמשיך ולספק חוויית קליטה טובה גם בכלים דיגיטליים, כיאה לחברה טכנולוגית מובילה. אנחנו מקיימים פגישות אישיות אונליין עם העובדים החדשים, וכן פגישות צוות, כדי לערוך להם קבלת פנים ראויה. הם גם עוברים סשנים של מפגשי היכרות עם החברה או עם היחידה שבה הם משתלבים".

אבל בכל זאת יש מגבלות בפלטפורמה הדו־ממדית.
"יש מגבלות מסוימות שאיתרנו לאורך הדרך והתגברנו עליהן. למשל, אי־היכולת של עובד חדש להתייעץ באופן שוטף עם הקולגות הוותיקים יותר. לשם כך אנחנו בונים תוכניות חניכה ומנטורינג מקיפות, המיועדות למגויסים החדשים".

אבישג אלבז (צילום: סאם ג'קובסון)אבישג אלבז (צילום: סאם ג'קובסון)

אומנות הראיון הווירטואלי

"נדרשנו להכשיר את המראיינים שלנו לערוך ראיונות וירטואליים", מספרת רקפת שפירא כץ, סמנכ"לית משאבי אנוש בפיליפס ישראל, "סיפקנו להם חומרים והדרכות קבוצתיות ואישיות וגם הדרכנו את המועמדים שלנו כיצד להתראיין באופן וירטואלי. להרבה אנשים חסרה המיומנות הדרושה כדי להתראיין דרך מסך, ורצינו לוודא שהמועמדים שלנו מצליחים להביא את עצמם לידי ביטוי ולתת להם את הסביבה התומכת לשם כך".

איך קולטים עובד בשעה שאין משרדים פעילים? איך נעשית החפיפה של עובד חדש?
"אוכלוסיית העובדים החדשים בפיליפס נחלקת לשניים: עובדי ייצור ועובדי משרד. עובדי הייצור עובדים במפעל מערכות ה־CT, ומתוקף תפקידם הם נדרשים להגיע לאתר גם בתקופת הקורונה. לאוכלוסייה הזאת נערכות הדרכות קליטה פנים אל פנים ביומם הראשון לעבודה, בידי נציגת HR, בהתאם להנחיות משרד הבריאות. הקבוצה השנייה מורכבת מעובדי משרד, שלרוב אינם נדרשים להגיע ועובדים מרחוק, ועל כן אנחנו שולחים אליהם הביתה את המחשב האישי, בצירוף אוזניות, עכבר, כרטיס עובד, דף הנחיות וחוברת הדרכה בנושא מערכות מידע. ביום העבודה הראשון של העובד החדש, נערכות לו הדרכות קליטה וירטואליות בידי נציגת HR שמסבירה בפירוט על נושאים שונים כגון עדכון שעות נוכחות מהבית, תקציב הסעדה ואופן הזמנת אוכל מרחוק והכרת אנשי קשר בארגון. אחת לחודש מתקיים יום אוריינטציה וירטואלי לכל העובדים החדשים, ובו המנהלים הבכירים מחברים את העובדים לאסטרטגיית הארגון הגלובלית".

"אנחנו עורכים את ההתאמות הדרושות בתהליך גיוס העובדים, וברור לנו שחווייתו של המועמד צריכה להיות חזקה, מחברת ורבת־משמעות", מסבירה דורית בר, סמנכ"לית משאבי אנוש בקבוצת מלם תים.

איך נעשית החניכה וההכשרה של עובד חדש?
"המנהלים דואגים לקשר שוטף וצמוד עם העובד החדש, והארגון אחראי לספק להם את הכלים וההדרכות הדרושים כדי לנהל מרחוק ולהישאר קרוב. העובד החדש מקבל חוברת מסודרת עם כל הנהלים והמידע הרלוונטי על החברה ועל התפקיד. אנחנו רואים בעצמנו אחראים להשתלבותו המקצועית ולהתחברות שלו לצוות ולארגון. ביומו הראשון בעבודה אנחנו מקיימים איתו שיחה אישית, פנים אל פנים או בזום, בהתאם למצב, בהשתתפות מנהלת משאבי האנוש, שמסבירה בין היתר על הסביבה שבה הוא אמור לעבוד ועל הכלים והמעטפת הארגונית שיצרנו עבורו. בתקופה הזאת אנחנו עורכים בזום כנסים ומפגשים להצגת החברה וחיי העובד בחברה. לאחרונה קיימנו, בהשתתפות המנכ"ל, מפגשי שולחנות עגולים, שבהם מציגים את החברה, מדברים על המצב וכמובן עונים על שאלות".

גם בנושא החיבור לצוות, המנהלים נדרשים לשגרת ניהול מותאמת לתקופה. "החניכה בכניסה לתפקיד נעשית ככל האפשר בידי כמה חברי צוות, שמדריכים את העובד החדש ומכניסים אותו לעניינים, ברמה הפורמלית והבלתי־פורמלית. הדבר גם מאפשר היכרות ברמה האישית והחברית. המנהלים משתדלים להיות בקשר רציף עם העובדים כדי שלא ירגישו מנותקים".

איך תיראה התרבות הארגונית בעוד חצי שנה או שנה?
"אנחנו מאמינים שבסוף נגיע לאיזון. ברור לנו שהמצב לא יחזור לקדמותו, כך שחלק מההתאמות יישארו איתנו גם בעתיד - וזה דבר מבורך. אני רואה שילוב מתגבר של דיגיטליזציה בתהליכים בארגון. בימים הקרובים נשיק אפליקציה פנים־ארגונית המיועדת לעובדים, ואין לי ספק שנמצא את האיזון בתהליכים ובממשקים שנבנו בתקופה הזאת. אני מאמינה שגם אחרי הקורונה נרצה לשמר את הקרבה הפיזית, שיש לה ערכים רבים נוספים, שחשוב שיישארו".

דורית בר (צילום: רז רוגובסקי)דורית בר (צילום: רז רוגובסקי)

פינת קפה בווידיאו

"אנחנו מאמינים גדולים בקשרים בינאישיים וחברתיים, ובימים אלו הם חסרים כל כך.  ובטח שזה מאתגר כשמדובר בעובדים חדשים. המחשבה על עובד חדש שלא מכיר את חברי הצוות שלו, שלא מזדמן לו לשבת עם המנהל שלו, שלא יוצא לו לחוות את התרבות הארגונית, היא כמעט בלתי־אפשרית" אומרת חגית יעקבסון, סמנכ"לית משאבי אנוש בקלאודינרי,  חברה ישראלית המפתחת פתרונות מבוססי ענן לניהול תמונות וידיאו ונכסים דיגיטליים של אתרי אינטרנט. החברה מעסיקה כ־ 260 עובדים. כמחצית מהם ממוקמים בישראל והיתר במשרדי החברה בארה"ב ובאנגליה. "עיצבנו מחדש את תהליך האונבורדינג שלנו כדי להתמודד עם אתגרי התקופה, בלי לוותר על המטרות שלנו". לחברה ברור שזו אינה רק תקופה זמנית וקצרה, כפי שחשבו בתחילה, ובימים אלה הם עובדים מוסיפים להדק את מערך הגיוס החדש שלהם, באונליין כמובן. "ייתכן שגם לאחר עידן הקורונה נשקול עבודה חלקית מהבית", מסבירה יעקבסון.

"לכל עובד מוצמד חבר קבוצה שמלווה אותו בשבועות הראשונים, כך שתמיד יש מישהו שיכול לענות לכל שאלה שעולה. מנהלי הצוותים דואגים למפגשים רצופים של העובדים החדשים עם כלל אנשי הצוות", היא אומרת, "צוות משאבי אנוש כולו מגויס לטובת שיחות עם העובדים בכלל ועם העובדים החדשים בפרט. המטרה היא להיות עם יד על הדופק ולעזור איפה שאפשר. העלינו את תדירות מפגשי החברה הגלובליים לפעם בשבוע. למפגשים האלו כולם מוזמנים ואפשר להתעדכן בהם על הנעשה בארגון, במחלקות השונות, בקרב הלקוחות שלנו ועוד. זאת גם הזדמנות נפלאה לראות את כולם ולחוות את התרבות הארגונית. אנחנו גם דואגים לשלוח מראש את כל הציוד שהעובד החדש זקוק לו כדי לעבוד מהבית, כולל תקציב ייעודי לעזור בארגון מקום עבודה נוח בבית".

מהן התוכניות לחגי ישראל?
"ברור לנו שאם הדבר יתאפשר ולא יסכן את בריאות העובדים, לא נוותר על האפשרות של מפגש חברה בהשתתפות כל עובדי החברה מכל העולם, כפי שנהגנו לעשות. עם הפידבקים והבקשות שמגיעים מהעובדים שלנו, אני בטוחה כשאני אומרת שאנחנו צמאים למפגשים האלו ומתגעגעים אחד לשני. זאת תהיה הזדמנות נהדרת להתראות ולחגוג יחד. אם לא נוכל לעשות זאת, נשקול מפגשים בקבוצות קטנות יותר או מפגש בזום. הכל בהתאם להנחיות".

רונן אנגלר, מנכ"ל חברת See.V, המתמחה בגיוס ובהשמת טאלנטים בתחום ההייטק, סבור שגם לאחר שיחלוף המשבר חברות רבות לא ישובו במהרה לשגרה המוכרת. "יש לכך יתרונות רבים. בין השאר, האפשרות להעסיק עובדים מאזורים שונים בארץ ולפתור את בעיית התעסוקה בפריפריה. זה מייעל את תהליכי הגיוס ומקצר אותם, וגם נוח למועמדים שכן הם מרואיינים בביתם, בסביבה שבה הם מרגישים נינוחים. גם אם לפעמים מראיינים מתלוננים שקשה להם 'להרגיש' את המרואיינים בשיחת וידיאו, אני סבור שזה עניין של הסתגלות".

איך משמרים את הלכידות החברתית ואת תחושת החיבור בין אנשים למרות המרחק? ויותר מכך, כיצד מחברים עובדים חדשים לתרבות הארגונית אם הם מעולם לא ביקרו במשרדים ולא פגשו את חבריהם לעבודה או הכירו רק חלק קטן מהם?
"כדי להתמודד עם האתגרים הללו וליצור תחושת שייכות לארגון, החברות מקבלות את פני העובדים החדשים עם חבילות מתנה לעבודה מהבית, משלבות בתהליך הקליטה שיחות אישיות עם אנשים בתפקידי מפתח וסיורים וירטואליים במשרדים, מחברות עובדים חדשים למנטורים אישיים שילוו אותם בשבועות הראשונים בעבודה ועוד. בהיעדר מפגשים מתוכננים או אקראיים בחלל המשרדי, מפגשים וירטואליים תכופים עם אנשי מפתח ומנהלים בארגון מקבלים חשיבות גדולה. נוסף לכך סטארט־אפים מוצאים חלופות וירטואליות לחיי החברה של הארגון כמו משחקי חברה אונליין, תיאום זמן קפה משותף לשיחות היכרות אישיות והצגה של עמדת העבודה הביתית. אפשר גם להזמין ארוחה לכל עובדי החברה בו־זמנית, כך שכולם יוכלו לאכול צהריים יחד בווידיאו ועוד".